Marlie Vromen, senior adviseur Marant. - Frappant 39 juni 2009
Wat is eigenlijk het verschil tussen vergaderen en coöperatief vergaderen? Is vergaderen niet per definitie een coöperatief gebeuren?
Natuurlijk is vergaderen altijd iets wat je met een aantal mensen samen doet. Vergaderen in je eentje kan niet. Ook al lijkt dat er soms wel op… In ‘gewone’ vergaderingen komt vaak eenrichtingsverkeer voor. Sommige deelnemers
hebben het hoogste woord terwijl andere collega’s zich niet of nauwelijks laten horen. Niet iedereen is even betrokken. Ook lopen vergaderingen vaak uit, de agenda komt niet af, mensen blijven in de rondte praten, er worden geen duidelijke besluiten genomen. Als er coöperatief vergaderd wordt nemen de collega’s in gelijke mate deel. Ze zijn positief van elkaar afhankelijk, en er is veel gelijktijdige interactie. Ze voelen zich allemaal – en dus niet alleen de voorzitter – verantwoordelijk voor een efficiënt en productief verloop. In plaats van informatieoverdracht of ongestructureerde discussie is er sprake van professionele ontwikkeling en samen besluiten nemen.
Je kunt horen en zien dat een vergadering coöperatief verloopt!
De deelnemers zitten niet een carré maar in kleinere groepen rond tafels. Er is veel ‘simultane actie’: veel mensen praten tegelijk in de groepjes. De aandacht is meer gericht op de interactie tussen collega’s dan op de voorzitter
of op iemand die alleen het woord voert. Er is veel actieve deelname en een hoog energieniveau. Op de foto’s bij dit artikel is te zien dat de deelnemers niet alleen zitten, maar ook staan en lopen. Ze ontmoeten zo weer andere
collega’s buiten hun groepje met wie ze uitwisselen. De gebruikte werkvormen hebben namen als: Binnen/BuitenKring en TweeGesprek Op Tijd. Door de werkvormen wordt de interactie gestructureerd zodat iedereen in gelijke mate eelneemt en actief en betrokken is. Op een van de foto’s zie je hoe de deelnemers samen een besluitvormingsproces aan het ontwerpen zijn over een onderwerp dat speelt op de eigen school. Op een andere foto presenteren de groepjes hun product aan elkaar via de werkvorm Commentaar Op Tournee.
Training in coöperatief vergaderen
Op verzoek van St. Batavorum (Lingewaard / Overbetuwe), verzorg ik een training in coöperatief vergaderen voor directeuren, bouwcoördinatoren en intern begeleiders. Ook voor het MT van Sbo De Dijk in Druten verzorg ik
deze bijeenkomsten. De training is gebaseerd op het boek ‘Coöperatief vergaderen voor professionals’, en bestaat uit drie bijeenkomsten van een dagdeel. De deelnemers verwerven kennis en vaardigheden om de door hen geleide vergaderingen motiverender, coöperatiever en efficiënter te maken. In deze bijeenkomsten hanteren we het principe ‘teach what you preach’, dus ook hier zijn we actief en coöperatief met elkaar bezig! Tussendoor zijn er
praktijkopdrachten.
Deelnemers aan het woord: het managementteam van de Abacus, Huissen
Wat was voor jullie aanleiding tot deelname aan de training coöperatief vergaderen?
Jan van Buuren, directeur: “Wij waren al bekend met coöperatief leren, dus wij kenden al het effect daarvan op de actieve betrokkenheid van kinderen. Wij wilden ook in onze eigen vergaderingen de betrokkenheid vergroten. Voor ons was het dus eigenlijk een logisch vervolg.”
Is ervaring met coöperatief leren noodzakelijk om deze training te volgen?
“Nee”, aldus Jan, “een collega-directeur leidt een school waar dit niet het geval is, en hij is erg enthousiast. Hij noemt het een ‘verademing’ zoals de vergaderingen nu verlopen. Voorheen was het gebruikelijk dat bepaalde teamleden de toon zetten, maar nu doet iedereen zijn zegje waardoor de deelname veel gelijkwaardiger is.”
“Ja”, vult Irene Onstenk, bovenbouwcoördinator, aan. “Sommigen praten makkelijker in een kleine groep. In ons bouwoverleg zijn we maar met 6 personen, maar dan nog kan het voorkomen dat niet iedereen zijn mening geeft.
Laatst heb ik TafelRondje Per Tweetal gedaan, een werkvorm waarbij in tweetallen om beurten iets wordt opgeschreven, in dit geval evaluatiepunten van onze seo-bijeenkomst. Een snelle en prettige werkwijze waarbij iedereen wel mee moet doen, niemand kan zich onttrekken!” Mirjam Jakubowski, onderbouwcoördinator, is het hiermee eens. Het onderwerp van haar laatste bouwbijeenkomst was: onderwerpen bedenken voor een te ontwikkelen lijst voor vroegtijdige signalering. In de voorbereiding had Mirjam bedacht dat ze eerst de collega’s individueel ideeën zou laten bedenken, hen vervolgens per groepje tot overeenstemming laten komen, en dan de groepjes aan elkaar te laten presenteren. Zij koos voor de werkvormen Placemat Consensus en Commentaar op Tournee. De meerwaarde was een heel snel resultaat waaraan iedereen had bijgedragen!
Hoe reageren de collega’s?
Sommigen moeten er wel aan wennen, aldus middenbouwcoordinator Anne ’t Hooft. Zij citeert een collega: “Ik weet dat dit beter is, maar… ik zit eigenlijk ook wel graag achterover!” Irene: “Maar dat is alleen aan het begin volgens mij! Als de collega’s deze andere manier van vergaderen eenmaal gewend zijn geven ze aan dat ze er veel energie bij ervaren! Ook straalt het sfeer uit.”
Jan benadrukt het belang van individuele Denktijd: "Je bent gauw geneigd dit over te slaan maar het is zo belangrijk. Door eerst expliciet even tijd in te ruimen om eerst zelf na te denken komen er betere en bewustere reacties naar voren.” Jan leidde een werkgroep die mee wilde denken over het besluit wel of niet een combigroep erbij te nemen. “Ik wilde geen argumenten over het hoofd zien. Dus eerst liet ik hen in een TweePraat argumenten voor bedenken, daarna argumenten tegen. Daarna een RondPraat in de groep totdat alle argumenten genoemd waren. De opbrengst was een voorlopig stemadvies.” De werkgroepleden, die er een vrije avond aan besteed hadden, reageerden positief: iedereen had goed meegedacht en inbreng gehad.
Wil iemand nog iets aanvullen?
"Voor ons was het nut van coöperatief werken al bewezen in de groepen”, aldus Mirjam. "Dat zien en ervaren de leerkrachten met eigen ogen. Dus het is eigenlijk alleen maar logisch dat wij als MT dit zelf ook toepassen. Daardoor wordt het nog geloofwaardiger. En…... voor andere scholen is het effect nog verrassender!”
| Meer weten? |
Wilt u meer informatie of een afspraak maken?
Neem dan contact op met:
Marlie Vromen
06 526 701 33 | |
